Dataskyddsbeskrivning – register över arbetssökande

1. Personuppgiftsansvarig

Punainen Risti Ensiapu Oy, FO-nummer: 2843118-7

Sturegatan 16, 6 vån., 00510 Helsingfors

2. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

tietosuoja.ensiapu@redcross.fi

3. Registrets namn

Punainen Risti Ensiapus register över arbetssökande

4. Syfte och grund för behandling av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att behandla arbetssökandes uppgifter för rekryteringsändamål. Uppgifterna behövs för att hitta en lämplig person för en ledig tjänst vid Punainen Risti Ensiapu eller för att hitta en lämplig person för något annat rekryteringsbehov. Ansökningar kan vara öppna ansökningar eller avsedda för en specifik ledig tjänst.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig i första hand på den arbetssökandes samtycke. Den arbetssökande kan när som helst återkalla sitt samtycke.

5. Registrets datainnehåll

• Sökandens namn och kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress, telefonnummer (för identifiering och kommunikation)
• Sökandens födelsedatum (för statistikföring som syftar till att utveckla rekryteringen)
• Uppgifter som används för bedömning av behörighet och lämplighet (t.ex. arbetserfarenhet och utbildningsbakgrund, språkkunskaper och annan kompetens)
• Löneanspråk
• Bilagor (t.ex. CV, ansökan, arbetsprov, foto)
• Data som genereras under rekryteringsprocessen, såsom e-postmeddelanden, textmeddelanden, snabbmeddelanden och sparade filer
• Bedömning av den sökandes lämplighet för den lediga tjänsten, samt information om personliga egenskaper som är relevanta för anställningen
• Information från referenser som anges av sökanden om sökandens tidigare prestationer och lämplighet
• Information om sökandens kvalifikationer för den lediga positionen
• Punainen Risti Ensiapus klassificeringar och anteckningar

6. Lagringstid för personuppgifter

Ansökningar sparas i elektroniskt format i två år efter avslutad rekryteringsprocess. När lagringstiden löper ut raderas sökandens uppgifter automatiskt från systemet. Eventuella pappersutskrifter förstörs omedelbart efter att rekryteringsprocessen har avslutats.

7. Informationskällor

Under rekryteringsprocessen samlas personuppgifter huvudsakligen in från sökanden själv. Uppgifter om den arbetssökande kan också samlas in från referenser med den arbetssökandes samtycke. Dessutom kan information om sökanden erhållas från samarbetspartner som utför personliga bedömningar eller headhunting.

Samtycke behövs inte om den personuppgiftsansvarige skaffar personkreditupplysningar eller straffregisteruppgifter för att utreda en persons tillförlitlighet. Den personuppgiftsansvarige ska i förväg informera personen om inhämtandet av sådana uppgifter i syfte att fastställa tillförlitligheten.

8. Mottagare av personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Utsedda personer, såsom chefer och HR, deltar i rekryteringsprocessen.

Den externa underleverantör som ansvarar för det tekniska underhållet av rekryteringssystemet fungerar som personuppgiftsbiträde. Uppgifter kan lämnas ut till den samarbetspartner som deltar i rekryteringsprocessen allteftersom rekryteringen framskrider.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgiftsbiträdet kan överföra personuppgifter utanför EU/EES-länder för att tillhandahålla rekryteringstjänster. I detta fall är personuppgiftsbiträdet skyldigt att använda en giltig lagenlig överföringsmekanism för att säkerställa dataskyddsnivån.

10. Principer för skydd av registret

Som personuppgiftsansvarig ansvarar Punainen Risti Ensiapu för att uppgifterna behandlas i enlighet med god datasäkerhetspraxis. Registeruppgifterna är tillgängliga endast för den personuppgiftsansvarige och för de tjänsteleverantörer och administratörer som den särskilt befullmäktigat. Personuppgifterna i registret behandlas endast av de personer som deltar i de olika stadierna av rekryteringsprocessen. Uppgifterna behandlas endast av personer som ansvarar för rekryteringen.

De personer som utsetts av systemleverantören behandlar uppgifter endast i den utsträckning som är nödvändig för att upprätthålla tjänsten. När det gäller tekniskt underhåll ansvarar den externa underleverantören, på vars servrar uppgifterna lagras, för uppgifternas behandling. De personer som utsetts av systemleverantören behandlar uppgifterna endast här.

Uppgifterna behandlas i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och uppgifterna är tillgängliga endast för vissa på förhand utsedda personer.

Endast de anställda som är berättigade att behandla personuppgifter med tanke på sina arbetsuppgifter har rätt att använda system som innehåller personuppgifter. Varje personuppgiftsbiträde har ett undertecknat sekretessavtal samt har egna användarnamn och lösenord för systemen.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt till:

• Tillgång till uppgifterna: Begära en kopia av sina personuppgifter
• Rätt till rättelse och radering av uppgifter: Begära att uppgifterna om hen korrigeras eller raderas, såvida inte lagring av uppgifter krävs enligt gällande dataskyddsbestämmelser eller andra bestämmelser
• Rätt till begränsning av behandling: Begära begränsning av behandlingen av deras uppgifter.
• Rätt att invända mot behandlingen av uppgifter Invända mot behandlingen av sina uppgifter om det finns skäl för detta.
• Rätt till dataportabilitet: Begära rätten att överföra sina uppgifter från ett system till ett annat i ett maskinläsbart format.
• Rätt att återkalla samtycke till behandling av uppgifter: Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
• Rätt att klaga till en tillsynsmyndighet: Den registrerade har rätt att klaga på brister i behandlingen av personuppgifter till den personuppgiftsansvarige, personuppgiftsbiträdet eller tillsynsmyndigheten.

Kontakt som gäller rätten till insyn, rättelse och förbud ska i första hand ske skriftligen till den e-postadress som nämns i punkt 2. Avsändaren av begäran ombeds att bestyrka sin identitet. Svaren skickas till den e-postadress som finns registrerad i registret över arbetssökande.

12. Automatiskt beslutsfattande

Punainen Risti Ensiapu fattar inte beslut som grundar sig på automatisk hantering.

Rekryteringssystemet (TalentAdore) ger en rekommendation som baseras på artificiell intelligens om sökandens lämplighet för den öppna tjänsten endast som stöd för rekryteraren. Rekommendationen baseras på den sökandes ansökningsblankett och de uppgifter som finns i CV:t. Syftet med rekommendationen är förutom att underlätta handläggningen av ansökningar också att lyfta fram sökande som annars skulle förbises av rekryteraren. Den rekryterande personen fattar alla beslut och val som görs under rekryteringsprocessen, trots att artificiell intelligens används som stöd för rekryteringen under behandlingen av ansökningar.

Godkänd 10.5.2023

Vid skillnader gäller den finska originaltexten.