1. Personuppgiftsansvarig

Punainen Risti Ensiapu Oy, utbildningstjänster

FO-nummer: 2843118-7

Sturegatan 16, 6 vån., 00510 Helsingfors

2. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

tietosuoja.ensiapu@punainenristiensiapu.fi

3. Registrets namn

Punainen Risti Ensiapu, utbildningstjänster: Samarbetsutbildare

4. Syfte och grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett utbildningsuppdrag med Punainen Risti Ensiapu. Syftet med behandlingen av personuppgifter är att hantera utbildarbokningar relaterade till uppdraget och att tillgodose relaterade rättigheter och skyldigheter. Behandlingen av vissa uppgifter är nödvändig för att genomföra och uppfylla rättsliga skyldigheter. Dessutom grundar sig behandlingen på att behandlingen är nödvändig för Punainen Risti Ensiapus och eventuellt även tredje parters berättigade intressen som grundar sig på ett relevant och lämpligt förhållande när personen agerar på uppdrag av Punainen Risti Ensiapu.

Punainen Risti Ensiapu behandlar endast personuppgifter som är direkt nödvändiga för uppdraget och som hänför sig till hanteringen av parternas rättigheter och skyldigheter. Behandlingen av nödvändiga personuppgifter är en nödvändig förutsättning för till exempel betalning av arvoden.

Inledning, underhåll och avslutande av uppdragsrelaterad uppgift
Statistikföring, till exempel utbildningsmängder
Användarhantering för utrustning, system och programvaror relaterade till uppdragets utförande
Förbättring av utbildarupplevelsen

5. Registrets datainnehåll

Utbildarens namn och kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress, telefonnummer (för identifiering och kommunikation)
Uppgifter som används för bedömning av behörighet och lämplighet (t.ex. arbetserfarenhet och utbildningsbakgrund, språkkunskaper och annan kompetens)
Uppgifter om ersättningar som betalats på basis av uppdraget (t.ex. penninglön eller annan kompensation och uppgifter om dem och deras utbetalning, resekostnader och kilometerersättningar)
Ersättningsuppgifter relaterade till uppdraget (t.ex. tidpunkt och varaktighet för utbildning, uppgifter på köpreskontran)
Uppgifter om uppdragets genomförande (t.ex. kundrespons)
Bilagor (t.ex. CV, ansökan, foto)
Uppgifter som bildas under samarbetet, såsom e-postmeddelanden, textmeddelanden, snabbmeddelanden och sparade filer
Bedömning av personens lämplighet för uppdragen, samt information om personliga egenskaper som är relevanta för anställningen
Grupperingsuppgifter som grundar sig på samarbetet och andra analysbaserade data
Samarbetskontakt
Eventuella användarnamn för digitala tjänster som förvaltas av Punainen Risti Ensiapu
Logguppgifter om användaraktivitet i digitala tjänster som förvaltas av Punainen Risti Ensiapu

6. Lagringstid för personuppgifter

Punainen Risti Ensiapu lagrar personuppgifter i registret så länge som det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna dataskyddsbeskrivning. Punainen Risti Ensiapu lagrar personuppgifter relaterade till uppdrag så länge som krävs med tanke på skyldigheterna som åläggs i lagstiftningen.

7. Informationskällor

Uppgifterna i registret kommer från den registrerade själv och från de funktioner som hänför sig till uppdraget.

8. Mottagare av personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Personuppgifterna i samarbetsutbildarregistret behandlas och upprätthålls av personer som ansvarar för att genomföra uppdrag, såsom Punainen Risti Ensiapus anställda som arbetar med försäljning, utbildningsarrangemang och samordning.

Externa underleverantörer som ansvarar för det tekniska underhållet av samarbetsutbildarregistret fungerar som personuppgiftsbiträden.

9. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Personuppgifter kan lämnas ut till tredje parter, såsom ekonomiförvaltningen, skatteförvaltningen eller ett försäkringsbolag, i enlighet med tillämplig lagstiftning. Tredje parter är samarbetspartner som stöder registrets verksamhetsidé och där uppgifternas användningsändamål inte är oförenligt med Punainen Risti Ensiapus användningsändamål. Punainen Risti Ensiapu har nödvändiga avtal om behandlingen av personuppgifter med sådana tredje parter. Dessutom har den personuppgiftsansvarige rätt att lämna ut material från registret till en tredje part om lag, förordningar eller myndigheter kräver det.

Personuppgifter lämnas ut till myndigheter när det gäller lagstadgade avgifter. I samband med användarnamn för de system som hänför sig till uppdraget kan till exempel namn, e-post och telefonnummer lämnas ut till leverantörens system.

I övrigt lämnas personuppgifter inte ut till utomstående.

10. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgiftsbiträdet kan överföra personuppgifter utanför EU/EES-länder för att tillhandahålla rekryteringstjänster. I detta fall är personuppgiftsbiträdet skyldigt att använda en giltig lagenlig överföringsmekanism för att säkerställa dataskyddsnivån.

11. Principer för skydd av registret

Som personuppgiftsansvarig ansvarar Punainen Risti Ensiapu för att uppgifterna behandlas i enlighet med god datasäkerhetspraxis. Registeruppgifterna är tillgängliga endast för den personuppgiftsansvarige och för de tjänsteleverantörer och administratörer som den särskilt befullmäktigat. Personuppgifter i registret behandlas endast av personer vars arbetsuppgifter omfattar uppgifter som anknyter till samarbetsutbildare.

De personer som utsetts av systemleverantören behandlar uppgifter endast i den utsträckning som är nödvändig för att upprätthålla tjänsten. När det gäller tekniskt underhåll ansvarar den externa underleverantören, på vars servrar uppgifterna lagras, för uppgifternas behandling. De personer som utsetts av systemleverantören behandlar uppgifterna endast här.

Uppgifterna behandlas i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och uppgifterna är tillgängliga endast för vissa på förhand utsedda personer.

Endast de anställda som är berättigade att behandla personuppgifter med tanke på sina arbetsuppgifter har rätt att använda system som innehåller personuppgifter. Varje personuppgiftsbiträde har ett undertecknat sekretessavtal samt har egna användarnamn och lösenord för systemen.

12. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt till:

Tillgång till uppgifterna: Begära en kopia av sina personuppgifter
Rätt till rättelse och radering av uppgifter: Begära att uppgifterna om hen korrigeras eller raderas, såvida inte lagring av uppgifter krävs enligt gällande dataskyddsbestämmelser eller andra bestämmelser
Rätt till begränsning av behandling: Begära begränsning av behandlingen av deras uppgifter.
Rätt att invända mot behandlingen av uppgifter Invända mot behandlingen av sina uppgifter om det finns skäl för detta.
Rätt till dataportabilitet: Begära rätten att överföra sina uppgifter från ett system till ett annat i ett maskinläsbart format.
Rätt att återkalla samtycke till behandling av uppgifter: Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
Rätt att klaga till en tillsynsmyndighet: Den registrerade har rätt att klaga på brister i behandlingen av personuppgifter till den personuppgiftsansvarige, personuppgiftsbiträdet eller tillsynsmyndigheten.

Kontakt som gäller rätten till insyn, rättelse och förbud ska i första hand ske skriftligen genom att fylla i blanketten för begäran om information och skicka den till e-postadressen tietosuoja.ensiapu@punainenristiensiapu.fi. Avsändaren av begäran ombeds att bestyrka sin identitet. Punainen Risti Ensiapu skickar svaren till den registrerades e-postadress som Punainen Risti Ensiapu känner till. I undantagsfall kan svaret levereras till en postadress som Punainen Risti Ensiapu känner till.

13. Automatiskt beslutsfattande

Punainen Risti Ensiapu fattar inte beslut som grundar sig på automatisk hantering.

Systemet som används för att kontakta samarbetsutbildare (TalentAdore) ger en rekommendation baserad på artificiell intelligens av den sökandes lämplighet för den lediga tjänsten endast som stöd för planeringen av utbildningen. Rekommendationen baseras på den sökandes ansökningsblankett och de uppgifter som finns i CV:t. Syftet med rekommendationen är förutom att underlätta handläggningen av ansökningar också att lyfta fram sökande som annars skulle förbises av dem som handlägger ansökningarna. Den som handlägger ansökningarna fattar alla beslut och val som görs under ansökningsprocessen, trots att artificiell intelligens används som stöd vid behandlingen av ansökningar.

Godkänd 10.5.2023

Vid skillnader gäller den finska originaltexten.