Tietosuojaseloste – yhteistyökouluttajat

1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu Oy, koulutuspalvelut

y-tunnus: 2843118-7

Sturenkatu 16, 6.krs, 00510 Helsinki

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja.ensiapu@redcross.fi

3. Rekisterin nimi

Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut: Yhteistyökouluttajat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on koulutustoimeksianto Punainen Risti Ensiavun kanssa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimeksiantoon liittyvät kouluttajavarausten hallinnointi ja siihen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Tiettyjen tietojen käsittely on tarpeen lainsäädännöstä johtuvien velvollisuuksien toteuttamiseksi ja noudattamiseksi. Lisäksi käsittelyperusteena on käsittelyn tarpeellisuus niihin Punainen Risti Ensiavun ja mahdollisesti myös kolmansien osapuolien oikeutettuihin etuihin, jotka perustuvat siihen asialliseen ja merkitykselliseen suhteeseen, kun henkilö toimii Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta.

Punainen Risti Ensiapu käsittelee vain välittömästi toimeksiannon kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys mm. palkkionmaksun suorittamiseksi.

• Toimeksiantoon liittyvän tehtävän aloittaminen, ylläpito ja päättyminen
• Tilastointi, kuten koulutusmäärät
• Toimeksiannon suorittamiseen liittyvien laitteiden, järjestelmien ja ohjelmistojen käyttäjähallinta
• Kouluttajakokemuksen kehittäminen

5. Rekisterin tietosisältö

• Kouluttajan nimi- ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
• Toimeksiannon perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka tai muut palkitsemistavat ja niihin sekä niiden maksamiseen liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
• Toimeksiantoon liittyvät korvaustiedot (kuten koulutuksien ajankohta ja kesto, ostoreskontran tiedot)
• Toimeksiannon suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa asiakaspalautteet)
• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, valokuva)
• Yhteistyön aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestipalvelujen viestit ja tallennettavat tiedostot
• Arvio henkilön soveltuvuudesta toimeksiantoihin, sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista
• Yhteistyöhön perustuvat ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
• Yhteistyöhön liittyvä yhteydenpito
• Mahdolliset käyttäjätunnukset Punainen Risti Ensiavun hallinnoimiin digipalveluihin
• Lokitiedot käyttäjän toimimisesta Punainen Risti Ensiavun hallinnoimissa digipalveluissa

6. Henkilötietojen säilytysaika

Punainen Risti Ensiapu säilyttää rekisterissä henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Punainen Risti Ensiapu säilyttää toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja lainsäädännön velvoitteiden mukaisen ajan.

7. Tieto­lähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään sekä toimeksiantoon liittyvistä toiminnoista.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Yhteistyökouluttajienrekisterin henkilötietojen käsittelevät ja ylläpitävät toimeksiantojen toteuttamisesta vastaavat henkilöt, kuten myynnissä, koulutuksien järjestelyissä ja koordinoinnissa toimivat Punainen Risti Ensiavun työntekijät.

Yhteistyökouluttajarekisterin teknisestä ylläpidosta vastaavat ulkopuoliset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten, kuten taloushallinnon, verohallinnon tai vakuutusyhtiön käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.

Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten maksujen osalta. Toimeksiantoon liittyvien järjestelmien käyttäjätunnusten yhteydessä voidaan esimerkiksi nimi-, sähköposti- ja puhelinnumerotiedot luovuttaa toimittajan järjestelmään.

Muuten henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelijä saattaa siirtää henkilötietoja EU/ETA maiden ulkopuolelle rekrytointipalveluiden tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittelijä on tässä tapauksessa velvollinen käyttämään voimassa olevaa lainmukaista siirtomekanismia tietosuojan tason turvaamiseksi.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu yhteistyökouluttajiin liittyvät työtehtävät.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään. Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä.

Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on allekirjoitettu salassapitosopimus ja omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
• Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.
• Oikeus siirtää tiedot: Pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
• Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena täyttämällä tietopyyntölomake ja toimittamalla se tietosuoja.ensiapu@redcross.fi -sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Punainen Risti Ensiapu toimittaa vastaukset rekisteröidyn Punainen Risti Ensiavulla tiedossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeustapauksessa vastaus voidaan toimittaa Punainen Risti Ensiavun tiedossa olevaan postiosoitteeseen.

13. Automaattinen päätöksenteko

Punainen Risti Ensiapu ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Yhteistyökouluttajien kontaktoinnissa käytetty järjestelmä (TalentAdore) antaa tekoälypohjaisen suosittelun hakijan sopivuudesta kyseiseen tehtävään ainoastaan koulutusten suunnittelun tueksi. Suosittelu perustuu hakijan hakulomakkeeseen ja CV:ssä annettuihin tietoihin. Suosittelun tarkoituksena on paitsi helpottaa hakemusten käsittelyvaihetta, tuoda esiin myös hakijoita, jotka muutoin saattaisivat jäädä hakemuksien käsittelijöiltä huomiotta. Hakemuksia käsittelevä henkilö tekee kaikki hakuprosessin aikana tehtävät päätökset ja valinnat huolimatta siitä, että tekoälyä käytetään tukena hakemusten käsittelyvaihteessa.

 

Voimaantulo 10.5.2023