Tietosuojaseloste – työnhakijarekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu Oy, y-tunnus: 2843118-7

Sturenkatu 16, 6.krs, 00510 Helsinki

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja.ensiapu@redcross.fi

3. Rekisterin nimi

Punainen Risti Ensiavun työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnhakijoiden tietojen käsittely rekrytointitarkoituksessa. Tietoja tarvitaan sopivan henkilön löytämiseksi Punainen Risti Ensiavussa avoinna olevaan tehtävään tai sopivan henkilön löytämiseksi johonkin muuhun rekrytointitarpeeseen. Hakemukset voivat olla avoimia hakemuksia tai tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään tarkoitettuja.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti työnhakijan antama suostumus. Työnhakija voi milloin tahansa perua suostumuksensa.

5. Rekisterin tietosisältö

• Hakijan nimi- ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
• Hakijan syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
• Palkkatoive
• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, valokuva)
• Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestipalvelujen viestit ja tallennettavat tiedostot
• Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan työtehtävään, sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista
• Hakijan nimeämiltä suosittelijoilta saadut tiedot hakijan aiemmasta suoriutumisesta ja soveltuvuudesta
• Hakijan pätevyydestä avoinna olevaan tehtävään kertovat tiedot
• Punainen Risti Ensiavun tekemät luokittelut ja muistiinpanot

6. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemuksia säilytetään sähköisessä muodossa kaksi vuotta rekrytointiprosessin päätettyä. Kun säilytysaika umpeutuu, hakijan tiedot poistuvat automaattisesti järjestelmästä. Mahdolliset paperitulosteet tuhotaan heti rekrytointiprosessin päätyttyä.

7. Tieto­lähteet

Rekrytointiprosessin aikana kerätään henkilötietoja pääasiassa hakijalta itseltään. Tietoa voidaan kerätä työnhakijasta myös suosittelijoilta työnhakijan omalla suostumuksella. Sen lisäksi tietoja hakijasta voidaan saada henkilöarviointeja tai suorahakuja toteuttavilta yhteistyökumppaneilta.

Suostumusta ei tarvita, jos rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilölle etukäteen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Rekrytointiprosessiin osallistuvat siihen nimetyt henkilöt, kuten esihenkilöt ja HR.

Rekrytointijärjestelmän teknisen ylläpidosta vastaava ulkopuolinen alihankkija toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tietoja saatetaan luovuttaa rekrytointiin osallistuvalle yhteistyökumppanille rekrytoinnin edetessä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelijä saattaa siirtää henkilötietoja EU/ETA maiden ulkopuolelle rekrytointipalveluiden tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittelijä on tässä tapauksessa velvollinen käyttämään voimassa olevaa lainmukaista siirtomekanismia tietosuojan tason turvaamiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, jotka osallistuvat rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Tietoja käsittelevät ainoastaan rekrytoinnista vastaavat henkilöt.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään. Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä.

Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on allekirjoitettu salassapitosopimus ja omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
• Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.
• Oikeus siirtää tiedot: Pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
• Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Vastaukset toimitetaan työnhakijarekisteriin rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen.

12. Automaattinen päätöksenteko

Punainen Risti Ensiapu ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Rekrytointijärjestelmä (TalentAdore) antaa tekoälypohjaisen suosittelun hakijan sopivuudesta avoinna olevaan tehtävään ainoastaan rekrytoijan tueksi. Suosittelu perustuu hakijan hakulomakkeeseen ja CV:ssä annettuihin tietoihin. Suosittelun tarkoituksena on paitsi helpottaa hakemusten käsittelyvaihetta, tuoda esiin myös hakijoita, jotka muutoin saattaisivat jäädä rekrytoijalta huomiotta. Rekrytoiva henkilö tekee kaikki rekrytointiprosessin aikana tehtävät päätökset ja valinnat huolimatta siitä, että tekoälyä käytetään rekrytoinnin tukena hakemusten käsittelyvaihteessa.

 

Voimaantulo 10.5.2023