1. Rekisterinpitäjä
Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut
y-tunnus: 2843118–7
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja.ensiapu@redcross.fi
3. Rekisterin nimi
Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut: Rekisteri ensiapukoulutetuista
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut -yksikkö rekisterinpitäjänä käsittelee ensiapukoulutettujen henkilötietoja järjestämiensä ensiapukoulutusten hallinnointiin tarkoitetussa eTaika-järjestelmässä sekä ensiapupätevyyksien hallinnointiin tarkoitetussa Competence Admin -järjestelmässä ja niihin liittyvissä palveluissa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensiapukoulutetun, tämän työnantajan tai muun ensiapukoulutetun edustaman organisaation asiakkuus Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalveluiden kanssa. Henkilöltä pyydetään suostumus tietojensa käsittelyyn ensiapukoulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Osallistuja hyväksyy koulutuksien osallistumistietojen luovutuksen työnantajalleen antaessaan työnantajatiedon ilmoittautumisen yhteydessä. Mikäli ensiapukoulutettu toimii myös koulutuksen maksajana, käsittelyn oikeusperuste on sopimus.
Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:
- Sertifioidun ensiapukoulutuspalvelun tuottaminen
- Henkilöiden pätevyyksien ylläpito
- OmaEnsiaputodistus -mobiilitodistus
- Muun koulutuksen toteuttaminen
- Viranomaisilmoitukset muun muassa ammattipätevyyskoulutuksista
- Rekisteröidyn tiedottaminen pätevyyksiä ja koulutussuorituksia koskien
- Asiakaspalvelu
- Laskutus ja kirjanpito
- Ensiapukoulutetun asiakastietojen hallinta
- Ensiapukoulutetun asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, kurssikutsut ja ilmoittautuminen koulutuksiin
- Tilastointi ja raportointi
- Viestintä- ja markkinointi ensiapukoulutuksiin ja pätevyyden voimassaoloon liittyen
- Palautteen kerääminen (palautelinkki anonyymiin palautekyselyyn)
- Markkina- ja/tai mielipidetutkimukset
- Käyttäjä- ja pääsynhallinta Punainen Risti Ensiavun tarjoamiin digipalveluihin
- Asiakaspuhelujen nauhoituksia voidaan käyttää palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakkaiden ja Punainen Risti Ensiavun oikeusturvan varmistamiseksi, koulutustarkoituksiin, palvelun laadun kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Yksilöintitiedot
- Nimi
- Yhteystiedot, kuten
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Katuosoite
- Postinumero ja -toimipaikka
- Maa
- Syntymäaika tai henkilötunnus (käytetään vain henkilön tunnistamiseen, eikä sitä tallenneta rekisteriin selkokielisenä)
- Työnantajan tai muun vastaavan organisaation mahdolliset ilmoittautumislomakkeella erikseen keräämät tiedot, kuten tunniste datan viemiseksi yrityksen omaan HR-järjestelmään
- Järjestelmän muodostamat taustatiedot ja tunnisteet
- Työnantajatieto tai muu vastaava organisaatiokytkös
- Asiointikieli
Ensiapukoulutustiedot
- Koulutusten ja pätevyyksien tiedot
- Maksutiedot ja maksunvälitystiedot
- Mikäli koulutus toteutetaan osittain tai kokonaan verkossa, tallennetaan myös rekisteröidyn vastaukset mahdollisiin tehtäviin
Palvelujen käyttötiedot
- Käyttäjän itsensä antamat luvat ja suostumukset esimerkiksi työnantajalle tai muulle vastaavalle organisaatiolle nähdä käyttäjän pätevyystietoja
- Tietojen muutoshistoria
- Asiakassuhdetta koskevia tietoja ja merkintöjä sekä yhteydenpito
- Evästetiedot
- Lokitiedot
- Istuntotunnisteet
- IP-osoitteet
- Asiakaspuhelujen nauhoitukset
- Asiakaspalaute ja muut kyselyvastaukset
- Käyttäjätunnukset ja pääsykoodit Punainen Risti Ensiavun hallinnoimiin digipalveluihin
- Lokitiedot käyttäjän toiminnasta Punainen Risti Ensiavun hallinnoimissa digipalveluissa
Punainen Risti Ensiapu säilyttää vain oman toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteröidyn tietoja säilytetään sähköisessä muodossa kaksi vuotta viimeisimmän pätevyyden päätyttyä. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilötiedot anonymisoidaan.
Kirjanpitoaineisto säilytetään lakisääteisen ajan.
7. Tietolähteet
Tiedot saadaan ilmoittautumisen, asiakaspalvelutilanteen tai ensiapukoulutuksen yhteydessä henkilöltä itseltään, työnantajalta tai muulta vastaavalta organisaatiolta. Myös kouluttaja voi tallentaa kurssin osallistujien tiedot. Kouluttaja on osallistujatietojen keräämisen yhteydessä kerännyt osallistujilta hyväksynnän tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 mainittuihin tarkoituksiin.
Evästeet
Punainen Risti Ensiavun sivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla Punainen Risti Ensiapu kykenee jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Niitä käytetään siten, että Punainen Risti Ensiapu voi tarjota asiakkailleen kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli Punainen Risti Ensiavun sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Punainen Risti Ensiavun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi evästeiden käytön kieltää verkkosivuille saavuttaessa evästeiden käytön hyväksyntää pyydettäessä tai myöhemmin selaimen asetuksista. Evästeet voivat kuitenkin olla tarpeellisia joidenkin Punainen Risti Ensiavun ylläpitämien sivujen ja tarjoamien palveluiden asianmukaiselle toimimiselle, joten Punainen Risti Ensiapu ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminto on poistettu käytöstä.
Käytämme verkkosivuillamme myös Leadoon käyttäjäseurantaa, jonka kautta kerätty data yhdistetään tietoihin, joita kerätään esimerkiksi chat-interaktioiden kautta. Tämä seuranta perustuu ETag-seurantaan, joka eroaa keksipohjaisesta (”cookies”) seurannasta yhdistämällä useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja Leadoon käyttäjäseurannasta: https://leadoo.com/privacy-policy/ ja https://leadoo.com/privacy-policy-processor/.
Lisäksi järjestelmässä on Google Analytics -työkaluja käyttäjien liikenteen analysoimiseksi sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Tällaiset evästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella on 2 vuotta tai kunnes käyttäjä tyhjentää selaimen välimuistinsa.
8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut -yksikön käyttäjät työtehtäviensä edellyttämällä tavalla ja eTaika- sekä Competence Admin -järjestelmien käyttöehtojen mukaisesti.
Ensiapukoulutusten ja pätevyyksien suoritustietoihin voidaan mahdollistaa näkymä ensiapukoulutetun työnantajalle tai muulle vastaavalle organisaatiolle Organisaation Omapalvelu -käyttöliittymässä, mikäli kyseessä on tämän tahon tilaama koulutus ja rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa. Organisaation Omapalvelu edellyttää erillistä sopimusta ja henkilötietojen käsittelysopimusta Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalveluiden ja organisaation välillä. Organisaation Omapalvelusta suoritustiedot on mahdollista siirtää organisaation omaan HR-järjestelmään.
Maksupalveluiden tarjoajalle luovutetaan tietoja tarvittavilta osin maksuprosessin toteuttamiseksi. Maksusuoritetiedot toimitetaan kirjanpitoon.
Mikäli koulutus toteutetaan osittain tai kokonaan verkossa, tietoja luovutetaan tarvittavilta osin digitaalisen koulutusalustan tai verkko-oppimisympäristön palveluntarjoajalle pääsynhallinnan ja tarpeellisten käyttöoikeuksien mahdollistamiseksi. Kouluttajalla on näkymä mahdollisten tehtävien vastauksiin.
eTaika-tapahtumanhallintajärjestelmän toimittajana on Visma Public, joka toimii Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta henkilötietojen käsittelijänä.
Competence Adminin järjestelmätoimittaja on Kiwa Inspecta, joka toimii Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta henkilötietojen käsittelijänä. Kiwa Inspectan asiakaspalvelu vastaa ja ohjeistaa pätevyyksien voimassaoloon tai järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä.
Ensiapukoulutetun rekisterin keskeisten järjestelmien eli koulutustenhallinnan (eTaika) ja pätevyyksienhallinnan (Competence Admin) välille on rakennettu rajapinta, joka mahdollistaa suoritustietojen siirtymisen suoritetuksi merkityn koulutuksen jälkeen, pätevyystietojen noudon sekä verkkokoulutusten osalta pääsykoodien toimittamisen osallistujalle.
Järjestelmätoimittajien ja muiden palveluntarjoajien kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.
Kiwa Inspectan asiakaspalvelu vastaa ja ohjeistaa pätevyyksien voimassaoloon tai mobiilitodistuksen käyttöön liittyvissä kysymyksissä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten, kuten taloushallinnon, käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien vakiolausekkeiden nojalla.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut -yksikkö vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu myynti, asiakaspalvelu, asiakkuudenhallinta, asiakkuudenhoito, kouluttaminen, laskutus tai kurssijärjestelyt.
Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä asiakaspalvelun toteuttamiseen ja/tai sovitun palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään.
Rekisteriin kuuluvien järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen teknisestä suojauksesta on sovittu järjestelmätoimittajien kanssa. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön Punainen Risti Ensiapu, koulutuspalvelut -yksikössä ovat oikeutettuja vain ne työntekijät ja muut rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivat, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastustaa tietojensa käsittelyä.
- Oikeus siirtää tiedot: Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
- Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
- Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tässä rekisterissä. Rekisteröidyn poistaminen tässä rekisterissä lakkauttaa tietojen käsittelyn ja tarkoittaa myös ensiapupätevyyden päättymistä. Poistamisen jälkeen rekisteröity ei pääse itsekään käsiksi tietoihinsa. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön ennen yksilöivien tietojen anonymisointia. Esteenä unohdukselle saattaa olla sellainen pätevyys, jonka rekisteröintiin rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus.
Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena täyttämällä tietopyyntölomake ja toimittamalla se tietosuoja.ensiapu@redcross.fi -sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Punainen Risti Ensiapu toimittaa vastaukset rekisteröidyn Punainen Risti Ensiavulla tiedossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeustapauksessa vastaus voidaan toimittaa Punainen Risti Ensiavun tiedossa olevaan postiosoitteeseen.
Rekisteröidyllä on aina tarvittaessa oikeus tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle valitus koskien rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Suomen tietosuojavaltuutettu.
12. Automaattinen päätöksenteko
Punainen Risti Ensiapu ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.
Hyväksytty 5.3.2024
